Khẳng định công tác lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội, đặc biệt với ngành BHXH nói chung và cơ quan BHXH tỉnh Đăk Nông nói riêng, tài liệu lưu trữ không chỉ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, tính chính xác và độ tin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý theo đúng các quy định của pháp luật, mà còn là căn cứ xác thực để giải quyết các chế độ, chính sách cho người tham gia BHXH, BHYT. Với chức năng là đơn vị có nhiệm vụ thu, chi trả, giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp cho nhân dân và người lao động, bên cạnh việc thực hiện nhiệm vụ chính trị, trong những năm qua, việc quản lý, lưu giữ hồ sơ của đối tượng tại cơ quan BHXH tỉnh Đăk Nông luôn được quan tâm và triển khai có hiệu quả.

      Khác với các sở ban ngành khác, công tác quản lý hồ sơ lưu trữ của ngành BHXH phức tạp, khó khăn hơn cả. Theo chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thực tế hoạt động của Ngành BHXH, hồ sơ lưu trữ được phân thành hai nhóm lớn: hồ sơ hành chính, nghiệp vụ và hồ sơ hưởng các chế độ BHXH. Hồ sơ hành chính của Ngành là hồ sơ có nội dung phản ánh những hoạt động về tổ chức và quản lý của Ngành , hồ sơ nghiệp vụ của Ngành là hồ sơ phản ánh các hoạt động nghiệp vụ của Ngành: thu, chi, cấp sổ, thẻ, hồ sơ giám định BHYT hồ sơ kế toán. Xét về mặt loại hình, hồ sơ hưởng các chế độ BHXH cũng là hồ sơ nghiệp vụ, tuy nhiên xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của Ngành, nhóm hồ sơ này được hình thành tương đối lớn nên tách thành một nhóm riêng.

 

 

Một góc kho lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ và hồ sơ chế độ BHXH
 

      Được sự quan tâm, chỉ đạo của Giám đốc BHXH Tỉnh, nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị, diện tích kho lưu trữ được tăng cường và mở rộng. đã bố trí 10 cán bộ trong đó có 02 cán bộ chuyên trách làm việc tại phòng TN&TKQTTHC và Văn phòng, 8 cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ tại BHXH cấp huyện, thị xã. Hàng năm viên chức làm công tác lưu trữ đều được tham gia các lớp tập huấn do BHXH việt Nam tổ chức .

      Hiện nay, kho lưu trữ Tại văn phòng BHXH tỉnh được đặt gần cầu thang thuận lợi cho việc vận chuyển tài liệu. Kho lưu trữ với đầy đủ phương tiện, thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ, hệ thống phòng chống cháy nổ và báo cháy tự động đảm bảo đúng quy định, thoáng mát, thông gió, giá đựng hồ sơ đúng quy cách, ngăn nắp, khoa học, … ; có tổng diện tích  57.75m2 tài liệu hồ sơ. Với sự nỗ lực đóng góp của đội ngũ viên chức các phòng nghiệp vụ, đặc biệt là viên chức làm công tác lưu trữ hồ sơ, đến nay công tác lưu trữ hồ sơ đã đi vào nề nếp, với : 15.260 hồ sơ chế độ BHXH, và 6.791 hồ sơ hành chính, nghiệp vụ. Tại BHXH các huyện, thị xã cũng được bố trí 8 phòng riêng để lưu trữ cơ bản đầy đủ các phương tiện, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.... Việc đôn đốc,  kiểm tra công tác lưu trữ cũng được chú trọng, từ đó phát hiện những vướng mắc, kịp thời hướng dẫn, chấn chỉnh. Hàng năm, BHXH tỉnh đã khai thác, sử dụng  khoảng 300 hồ sơ tài liệu các loại một cách nhanh chóng, chính xác phục vụ công tác nghiệp vụ và các cơ quan, tổ chức, cá nhân yêu cầu sao lục, tra cứu.

       Nhiều người nghĩ nghề lưu trữ rất nhàn hạ, nhưng thực tế đây là công việc vất vả, để gắn bó, nhiệt huyết với công việc chỉ có thể xuất phát từ lòng yêu nghề, tinh thần trách nhiệm, đòi hỏi cán bộ lưu trữ hồ sơ phải chịu khó, cần mẫn, phải có những kỹ năng cần thiết  khoa học, sự kiên trì, tỉ mỉ, chính xác và cả sự tận tâm. Mỗi hồ sơ là chế độ của con người cụ thể, liên quan mật thiết đến quyền lợi trong thời gian không chỉ vài năm mà mấy chục năm. Công việc làm theo phương pháp thủ công từ viết, dán nhãn, đánh số, phân loại cho đến lưu trữ, bảo quản... Nhiều khi người làm công tác lưu trữ vừa làm vừa đeo khẩu trang, bởi tất cả hồ sơ in trên chất liệu giấy cũ, mủn nên rất nhiều bụi, thậm chí nấm mốc để sắp xếp, chỉnh lý, rút, găm phiếu điều chỉnh, phân loại mã số hiệu rõ ràng để đưa hồ sơ lên giá được ngăn nắp, sạch sẽ. Đây là việc làm rất quan trọng, đòi hỏi sự chính xác cao để hồ sơ được đưa lên tầng lưu trữ phải đúng loại, đúng đối tượng phục vụ công tác quản lý, tra cứu, sao lục, theo dõi di biến động tăng giảm đối tượng hưởng BHXH, giúp việc sử dụng, khai thác hồ sơ khoa học, đạt hiệu quả cao.

      Việc quản lý, lưu trữ hồ sơ tại văn phòng BHXH tỉnh cũng như BHXH các huyện, thị xã thông qua Danh mục hồ sơ đưa vào lưu trữ; kế hoạch thu thập tài liệu của năm trước đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ được BHXH tỉnh xây dựng và ban hành trong quý I hàng năm, thể hiện đầy đủ khung, đề mục, tiêu đề hồ sơ theo đúng quy định tại Quyết định 1139/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam. Qua đây, các bộ phận nghiệp vụ có tài liệu chuẩn bị, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, từng viên chức phải lập hồ sơ công việc, kết thúc hồ sơ khi công việc đã hoàn thành. Sau đó tiến hành thu thập theo đúng kế hoạch đã xây dựng, tài liệu lưu trữ  được sắp xếp, bảo quản một cách khoa học, đáp ứng mục tiêu phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài. Theo quy định: hồ sơ, tài liệu của các đơn vị sau khi giải quyết xong thì để lại đơn vị một năm, sau đó giao nộp vào lưu trữ cơ quan; đối với những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu, bộ phận nghiệp vụ có tài liệu thấy cần thiết phải giữ thêm, có thể kéo dài thời hạn giao nộp cho lưu trữ cơ quan, nhưng không quá 01 năm so với thời hạn nộp lưu.

      Về hồ sơ hưởng BHXH, hồ sơ duyệt mới hằng tháng và hồ sơ di chuyển được phân công, giao nhiệm vụ từng cán bộ chịu trách nhiệm tiếp nhận, theo dõi, bảo quản đối với mỗi loại hồ sơ, trung bình mỗi tháng, bộ phận quản lý hồ sơ lưu trữ tiếp nhận khoảng 100 hồ sơ, sau đó bóc tách nhập định vị số trên file Exel, phần mềm, thuận lợi cho việc tra cứu nhanh chóng. 

Số lượng hồ sơ hưởng BHXH hiện nay ngày càng nhiều, trong khi đó nguồn nhân lực phân bổ cho công tác lưu trữ tương đối mỏng, trình độ nghiệp vụ về lưu trữ còn hạn chế, phần mềm quản lý chi trả hiện nay mới chỉ đang áp dụng đối với loại hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng đã được cài đặt tại văn phòng BHXH tỉnh và BHXH các huyện, thị xã theo đúng hướng dẫn của BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh đã chuyển dữ liệu và gửi hồ sơ về Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam đúng thời gian quy định vào hàng tháng, hồ sơ luôn được kiểm tra chính xác, đầy đủ, thành phần, hồ sơ điều chỉnh được bổ sung kịp thời. Ứng dụng Công nghệ thông tin tạo cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

       Tuy nhiên đối với hồ sơ hành chính, nghiệp vụ đang lưu theo phương pháp thủ công và theo dõi bằng danh sách bàn giao. Đây cũng là một trong những vướng mắc khiến cho công tác phân loại, bảo quản, lưu trữ hồ sơ còn gặp không ít khó khăn.

        Để đạt kết quả tốt hơn trong công tác lưu trữ trong thời gian tới, BHXH tỉnh cần tiếp tục tăng cường chỉ đạo, thường xuyên kiểm tra, rà soát lại toàn bộ kho lưu trữ hồ sơ của BHXH các huyện, thị xã, qua đó để kịp thời điều chỉnh, bổ sung hoàn thiện; viên chức trực tiếp làm tại kho lưu trữ cần tích cực tự học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, rèn luyện đạo đức nghề nghiệp để có trách nhiệm cao trong thực hiện nhiệm vụ, có tinh thần phục vụ tốt, tâm huyết với nghề, thường xuyên cập nhật, ứng dụng hiệu quả các phần mềm quản lý của BHXH Việt Nam cung cấp, ngoài ra đề xuất Giám đốc BHXH tỉnh cho đi tham quan học hỏi BHXH các tỉnh, phối hợp với bộ phận Công nghệ thông tin tự xây dựng một số chương trình, phần mềm nhỏ để hỗ trợ cho công tác lưu trữ hồ sơ hành chính, nghiệp vụ; tổ chức các đợt hướng dẫn nghiệp vụ, nâng cao trình độ cho cán bộ đang đảm nhiệm công tác lưu trữ tại BHXH các huyện, thị xã nhằm phục vụ tốt công tác quản lý, khai thác và bảo quản hồ sơ lưu trữ của ngành đúng quy định góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong công cuộc cải cách hành chính mà ngành đang tổ chức thực hiện./