Bước 1. Lập, nộp hồ sơ

1. NLĐ làm việc tại đơn vị SDLĐ: Lập hồ sơ theo quy định tại điểm 1 mục 1.3 Thành phần hồ sơ; nộp hồ sơ cho đơn vị SDLĐ.

2. NLĐ làm việc ở nước ngoài: Lập hồ sơ theo quy định tại điểm 2 mục 1.3 Thành phần hồ sơ đóng qua đơn vị đưa NLĐ đi làm việc ở nước ngoài hoặc đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi cư trú của NLĐ trước khi đi làm việc ở nước ngoài.

3. NLĐ có từ 2 sổ BHXH đóng trùng BHXH, BHTN: Lập hồ sơ theo quy định tại điểm 3 mục 1.3 Thành phần hồ sơ, nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi quản lý hoặc nơi cơ trú.

4. Đơn vị SDLĐ: Ghi mã số BHXH vào các mẫu biểu tương ứng đối với NLĐ đã được cấp mã số BHXH; Hướng dẫn NLĐ lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với NLĐ chưa được cấp mã số BHXH (kể cả NLĐ không nhớ mã số BHXH); nộp cho cơ quan BHXH.

Bước 2. Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định.

Bước 3. Nhận kết quả gồm: Sổ BHXH, thẻ BHYT; Quyết định hoàn trả; Tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN.

1. Nộp hồ sơ: Đơn vị SDLĐ, NLĐ làm việc ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH và NLĐ có từ 2 sổ BHXH đóng trùng BHXH, BHTN  nộp hồ sơ bằng một trong các hình thức sau:

a) Qua dịch vụ bưu chính công ích;

b) Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.

c) Qua giao dịch điện tử đối với đơn vị SDLĐ: lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.

2. Nhận kết quả giải quyết: theo hình thức đã đăng ký.

1. Đối với NLĐ làm việc tại đơn vị SDLĐ nộp hồ sơ cho đơn vị SDLĐ:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

Trường hợp NLĐ được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

2. Đối với NLĐ đi làm việc ở nước ngoài:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

- Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

3. Đối với NLĐ có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

- Các sổ BHXH.

4. Đối với đơn vị SDLĐ

1. Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
2. Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT);

 c) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định:

 - Trường hợp cấp sổ BHXH, thẻ BHYT mới: không quá 05 ngày.

- Trường hợp tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất: không quá 05 ngày.

- Trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN: không quá 10 ngày.

- Trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN: không quá 03 ngày.

- Trường hợp xác nhận sổ BHXH: không quá 05 ngày.

- Trường hợp hoàn trả do đóng trùng BHXH, BHTN: không quá 10 ngày

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng đơn vị SDLĐ phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định.